Onnistunut perehdytys – miten luodaan paras eka työpäivä?

Perehdytys on yksi yrityksen tärkeimmistä ja kalleimmista prosesseista. Se on johtamisen väline kohti strategiaa ja tavoitteita ja vahvistaa työnantajamielikuvaa. Se on myös mahdollisuus siirtää hiljaista tietoa tulokkaalle.

Hyvä perehdytys varmistaa, että uusi motivoitunut ja innostunut työntekijä ottaa uuden roolin tavoitteet sekä vastuut haltuunsa, oppii tuntemaan työkaverit ja kokee olonsa nähdyksi ja kuulluksi. Hän ansaitsee parhaan mahdollisen vastaanoton.

Perehdytyksellä vaikutetaan suoraan uuden työntekijän sitoutumiseen, tuottavuuteen ja viihtyvyyteen.

Onnistunut rekrytointi voidaan pilata huonolla perehdytyksellä, mutta hyväkään perehdytys ei pelasta huonoa rekrytointia.

Mutta mitä käytännössä on hyvä tehdä ennen uuden tulokkaan ensimmäistä työpäivää, mitä sen aikana ja jälkeen?

Ennen hänen aloituspäivää:

1. Varmista, että koko tiimi on fyysisesti paikalla tulokkaan ensimmäisenä työpäivänä esim. klo 8.00, jos uusi on tulossa klo 9.00. Ensivaikutelman voi tehdä vain kerran. Näin hän pääsee heti tutustumaan tiimiin ja luottamuksellinen ilmapiiri lähtee syntymään.
2. Kysy tulokkaan toiveita ja tarpeita sekä odotuksia omalle perehdytykselleen. Kysy onko hänellä rajoituksia ensimmäisen viikon työaikoihin.
3. Varmista kuka / ketkä toimivat perehdyttäjinä ja kuka on hänen ”buddy” joka huolehtii, ettei tulokas jää yksin missään vaiheessa
4. Miettikää tiimin kanssa etukäteen, miten varmistatte uudelle mahdollisimman hyvän aloituksen. Perehdytysvastuu on kaikilla, vaikka tehtävään on nimetty henkilö olemassa.
5. Tehkää tarvittaessa pöytävaraus kivaan lounasravintolaan tai tilatkaa aamiainen toimistolle valmiiksi
6. Valmistele tulokkaan työpiste, tulosta perehdytysohjelma valmiiksi pöydälle ja yllätä jollain herkullisella tai hänelle sopivalla lahjalla, joka odottaa työpisteellä
7. Informoi tulokasta siitä, mitä hänellä on hyvä olla mukana ensimmäisenä päivänä, esim. saako tuoda omia tavaroita, sisustaa työhuonettaan, pitääkö olla oma muki kahvihuoneessa, miten pukeudutaan jne.
8. Lähetä mahdollisesti perehdytysmateriaalia hänelle jo etukäteen
9. Varmista, että rekrytointivaiheessa luotu positiviinen mielikuva säilyy!

Ensimmäinen työpäivä

1. Varmista, että edellisen kohdan valmistelut on varmasti tehty!
2. Pidä ensimmäinen työpäivä mahdollisimman rentona, pehmeä aloitus ja pienin mahdollinen stressi uudelle
3. Perehdyttäjä/buddy menee uutta aulaan vastaan
4. Jos tulokkaita on monta aloittamassa, he kokoontuvat heti aamulla yhteiseen hetkeen
5. Koko tiimin yhteinen aamiainen voisi olla hyvä tapa tutustua toisiin rennosti
6. Olisi hyvä, jos tulokas olisi saman henkilön kanssa koko ensimmäisen päivän, hän voisi kysyä kaikki mieleen tulevat kysymykset turvallisessa ilmapiirissä
7. Koko tiimin yhteinen kahvitauko voisi myös toimia iltapäivällä, etäilijät mukaan videon kautta ja pullat/tervelliset välipalat tarjotaan työpaikan puolesta
8. Taukojumpat voisi olla kiva lisä keskelle perehdytysaikataulua, miksei työpaikan järjestämä rentoutus/taukojumppahetki – toimii kaikille!

Tuoreimmassa Onnistunut perehdytys käytännössä -valmennuksessamme osallistujien loppukiteytyksiä olivat:

• Tee toimintasuunnitelma perehdytykseen: Tee kirjallinen malli/prosessi, tee suunnitelma ensimmäiseen työpäivään ja 1kk sekä 3kk seurantaan ja selkeytä kuka / ketkä ovat sopivimpia sekä innostuneimpia perehdyttäjiä. Selkeytä perehdyttäjien vastuualueet
• HR voisi seurata uuden perehtymistä ja fiilistä esim. 1 kk ja 3 kk:n päästä seurantakeskustelulla
• Kaikille uusille tulokkaille yhteinen gettogether voisi olla kuukauden päästä aloituksesta
• Kysy odotuksia tulokkaalta ennen perehdytystä
• Varaa perehdyttäjän ja tiimin kalenterista tilaa uuden saapuessa
• Varmista, että perehdyttäjä itse on innostunut roolistaan
• Valmistele työyhteisö uuden tuloon, miten he haluavat ottaa uuden vastaan?
• Pyydä tulokkaalta oma esittely jo ennen aloitusta tiimin nähtäväksi – näin hän on tuttu jo ennalta
• Keskity kaikessa tulokkaan stressin pienentämiseen – uuden työn aloitus on aina stressaavaa
• Älä jätä tulokasta missään vaiheessa vahingossakaan yksin
• Laita uusi tulokas kysymään 50 kysymystä kolmessa kuukaudessa, jotta organisaatio saa hyödynnettyä uuden tuoreet silmät ja kehitettyä toimintaa sekä uusi saa aktiivisemman roolin omassa perehdytyksessään passiivisen vastaanottajan sijaan

Lue myös toinen blogini perehdytyksestä: Huono perehdytys pilaa hyvän rekrytoinnin – vältä 5 sudenkuoppaa